Nós da Hipcom estamos desde o final do ano passado alertando para o prazo do SPED, disponibilizando treinamentos, enviando e-mails e noticias pelo Blog.
Fiquem atentos ao prazo para cada tipo de empresa:
- Para empresas Optantes do Lucro Real = Iniciar o envio dos movimentos de 01/Julho/2011.
- Para empresas Optantes do Lucro Presumido = Iniciar o envio dos movimentos de 01/Janeiro/2012.
- Só é obrigatória a entrega desde Janeiro de 2011 as empresas sujeitas ao acompanhamento econômico-tributário diferenciado, com o prazo prorrogado para Abril/2011.
Para ajudá-los, postamos algumas dúvidas que recebemos com frequência:
1) Eu posso receber a mercadoria apenas com a Danfe, ou é necessário ter o arquivo Xml?
O contribuinte tem o direito e ao mesmo tempo obrigação de exigir o arquivo XML, pois esse arquivo é a Nota Fiscal e pode vir a ser exigida pela fiscalização. É como se recebesse a mercadoria sem a 1° via da nota.
É obrigatória a disponibilização, por parte do emitente, do arquivo XML da NF-e para o destinatário. Vale destacar que o fornecedor não é obrigado a enviar por e-mail o arquivo, desde que disponibilize de alguma outra forma.
2) O que acontece se o fiscal pedir o Xml e eu não tiver ?
Por lei, o fiscal poderá cancelar os créditos concedidos na nota fiscal.
3) É preciso guardar os arquivos Xml? Por quanto tempo?
Sim, é obrigatório o armazenamento. Deverá ser guardado por no mínimo 5 anos.
4) Qual a melhor maneira para guardar os arquivos Xml?
Recomendamos que utilize o Hipcow como forma de armazenamento. Após consultados e validados, importe o Xml na entrada de Notas ou na rotina de Gerenciador de Xml. O sistema guarda no banco de dados todos os arquivos. O Hipcow tem esta facilidade.
Caso o fiscal apareça na loja, basta extrair o Xml dentro do próprio Hipcow , na rotina "Gerenciador de Xml". Para isto, é extremamente importante que o Backup seja feito todos os dias.
Outro ponto importante na importação do Xml na Entrada de Notas é a agilidade no processo operacional.
5) O que fazer quando importo o Xml no Hipcow e houver produto não cadastrado?
Cancele a importação do Xml, cadastre o produto e importe-o novamente.
6) Se ao importar o Xml tiver divergência entre os valores, o que fazer?
Primeiramente, o Xml não é verdade absoluta, ele pode vir com erros tributários. O erro pode estar tanto no Xml, tanto no cadastro de produtos.
Sugestão: Consulte a tabela de tributação. Se a nota estiver irregular, não receba.
Consulte a tabela fornecida pela sua contabilidade ou a tabela disponibilizada pela Apas: "Tabela de alíquotas de Icms" e "Tabela Pis/Cofins":
http://www.portalapas.org.br
7) Caso eu faça a entrada de Notas manualmente, o que fazer com o arquivo Xml que ficou pendente no Hipcow ?
Caso exista Xmls pendentes, selecione-os e clique em baixar. O Hipcow guarda os Xmls no banco de dados.
8) O que fazer quando o fornecedor mudou o CNPJ ou a Inscrição Estadual?
Quando o fornecedor muda de CNPJ, nunca altere o número no sistema, pois estará alterando todo o histórico dos produtos. Crie um outro fornecedor com o novo CNPJ.
Se mudou a Inscrição Estadual, é possível adicionar mais 2 inscrições em Cadastro de Fornecedor (aba "Informações Adicionais").
9) Porque é importante o preenhimento da NBM no cadastro de produtos?
Porque é obrigatória esta informação para a geração do SPED e Nota Fiscal Eletrônica.